Allgemeine Empfehlungen

Die folgenden Elemente sind für eine klare Dateibenennung meist ausreichend. Je nach Kontext, Projekt und Arbeitsumfeld können jedoch einige entfallen oder weitere hinzugenommen werden ( VerbundFDB, 2018).

1. Datum
2. ggf. Organisation/Zugehörigkeit zu einem Projekt, Abteilung o. ä.
3. Kurztitel
4. Version
5. bei Teamarbeit: der/die jeweilige Autor*in oder Bearbeiter*in

Die angegebene Reihenfolge ist nicht bindend. In der Regel wird jedoch empfohlen, das Datum voranzustellen, da die Dateien so in chronologischer Reihenfolge sortiert werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Dateibenennung konsistent erfolgt, d. h. unter Verwendung der festgelegten Bestandteile in immer der gleichen Reihenfolge.

Auf Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute und diakritische Zeichen sollte verzichtet werden, damit die Dateinamen maschinenlesbar sind. Denn diese Sonderzeichen erschweren die Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen, weil sie je nach Betriebssystem unerwünschte Effekte erzeugen können wie z. B. eine Änderung des Dateinamens.

Für die Trennung der Bestandteile im Dateinamen haben sich aus den Programmiersprachen kommend folgende mögliche Schreibweisen etabliert:

Bestandteile des Dateinamens

Datum

Grundsätzlich wird in jedem Dateisystem das Datum der letzten Änderung einer Datei gespeichert. Diese Informationen sind aber nicht immer betriebssystemübergreifend verfügbar und gehen evtl. beim Kopieren/Verschieben/Versenden/… verloren. Spielt das Datum eine wichtige Rolle, sollte es mit in den Dateinamen geschrieben werden.

• Steht das Datum am Anfang des Dateinamens, werden die Dateien chronologisch sortiert angezeigt.
• ISO 8601-Format: JJJJ-MM-TT (gekürzt: JJ-MM-TT oder JJMMTT)
  Dieses Format ist ein international anerkannter und eindeutiger Standard und lässt sich von anderen Programmen auslesen, dies ist z. B. relevant für Archivierungszwecke (Wikipedia, 2023).

Organisation/Zugehörigkeit

Damit auch nach längerer Zeit oder für Dritte erkennbar ist, aus welchem Kontext eine Datei stammt, ist es hilfreich, ein Kürzel für die Organisation/das Projekt/ … im Dateinamen festzuhalten.

Kurztitel der Datei

Der Kurztitel sollte den Inhalt der Datei deutlich widerspiegeln, aber trotzdem sehr knapp formuliert werden. Es sollten so viele Informationen in die Namensgebung einfließen, dass Dateien und Dokumente auch ohne den Ablagekontext z. B. beim Versenden identifiziert werden können.

Versionierung

VersionierungenVersionierung bedeutet die Erfassung aller Veränderungen von Forschungsdaten während des Arbeitsprozesses. Es empfiehlt sich bei jeder Datenanpassung eine neue Version dieser zu speichern, um die Veränderung nachvollziehbar kenntlich zu machen. Dafür können manuelle Maßnahmen wie Versionierungsschemata (z. B. durch Nummerierung: Version 1.3.2.) ergriffen, oder Versionierungssoftware wie Git verwendet werden. Versioniert wird während des Forschungsprozesses selbst, aber auch bei bereits veröffentlichten Forschungsdaten ist eine Versionierung im Nachhinein möglich, um nachnutzenden Dritten die korrekte Version der Forschungsdaten zur Verfügung zu stellen. Weiterlesen sind wichtig, um vor allem auch in Projektteams Änderungen sowie Arbeits- und Denkprozesse nachvollziehen zu können. Benennungen mit „final2″, „finalfinal”, „FINAL!!!”, „bearbeitet” etc. sind nicht eindeutig. Es empfiehlt sich daher, eine Versionierung mit „v+Nummerierung” in den Dateinamen einzufügen. Verwenden Sie jeweils eine vorangestellte Null bei der Hauptversion (01, 02 usw.), bleibt die Sortierung der Dateien auch dann noch korrekt, wenn mehr als neun Versionen existieren.

Bei der Versionierung kann zwischen größeren und kleineren Änderungen an einer Datei unterschieden werden. Die allererste Version wird dann mit v01-0 markiert, die nächste kleine Änderung (Rechtschreib- und Grammatikfehler verbessern, Formatierung, etc.) erhält ein v01-1 und die nächste große Änderung (neues Kapitel hinzugefügt, umstrukturiert, usw.) ein v02-0 als Versionsnummer.

Autor*in/Bearbeiter*in

Die Nennung der zuletzt bearbeitenden Person im Dateinamen ist hilfreich, wenn verschiedene Personen am gleichen Dokument arbeiten. So ist transparent, wer welche Änderungen vorgenommen hat, oder von wem ein Dokument stammt. Die Initialen sind meist ausreichend.

Nachweise in Data Affairs

Dateibenennung

Artikel, Lerneinheit