Neben der Auswahl des geeigneten Speicherortes für die Forschungsdaten spielt das regelmäßige Anfertigen von Sicherungskopien der Originaldateien und deren Archivierung (sogenannte BackupDer Begriff Backup bedeutet Datensicherung beziehungsweise Datenrettung und bezeichnet das Kopieren von Daten als Vorsorge für den Fall, dass es durch einen Schaden z. B. an der Festplatte oder durch versehentliches Löschen zu Datenverlusten kommt. Mit einem Backup können die Daten wiederhergestellt werden. Dafür wird der Datensatz auf einem anderen Datenträger zusätzlich gesichert (Sicherungskopie) und offline oder online abgelegt. Weiterlesen-Routinen) eine wichtige Rolle. Dabei sollten Backup-Dateien generell auf einem anderen Medium und getrennt von den Originaldaten aufbewahrt werden. Nach erfolgtem Backup ist es ratsam, die Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu kontrollieren.
Als eine optimale Backup-Strategie hat sich die 3-2-1-Regel bewährt:

• 3: Anfertigung von Datenkopien (neben dem Original noch zwei Kopien)
• 2: Speicherung auf zwei verschiedenen Speichertechnologien (z. B. interne Festplatte und Netzlaufwerk)
• 1: davon befindet sich extern (d. h. an einem anderen physischen Ort als die beiden anderen Kopien z. B. in der Cloud)

An vielen Hochschulen bieten Serviceeinrichtungen Backup-Möglichkeiten und ‑routinen an, die zum Großteil automatisiert ablaufen. Allerdings verliert man i. d. R. den Zugang zu diesen Serviceleistungen mit dem Weggang von einer Institution.

Daneben sollten die Forschenden stets eigene gut geplante Backup-Strategien entwickeln, um ihre Daten zu sichern. Folgende Fragen können hier hilfreich sein:

• Was genau soll wie oft gesichert werden?
• Wovon sollte eine Sicherheitskopie angefertigt werden (alle Daten, von einem Teil …)?
• Auf welchen Systemen soll gesichert werden?
• Was ist das Primärsystem für die Originaldateien und welche Systeme werden für Backups genutzt?
• Ist ein schneller Zugriff auf die Daten wichtig?
• Wie häufig sollen Backups gemacht werden?