Generelle Tipps für den Aufbau einer effektiven Ordnerstruktur:

• Die Struktur nicht spontan aufbauen, sondern sorgfältig eine Systematik überlegen.
  (In Projektteams: gemeinsam im Team eine Struktur ausarbeiten, die auch plattformübergreifend Anwendung finden kann.)
• Als Hilfe: Ggf. zur Nachvollziehbarkeit auf oberster Ordnerebene eine Readme-DateiReadMe-Dateien im Kontext von Systemen oder Projektenenthalten Informationen zum jeweiligen System, Projekt o. ä., damit die Nutzenden sich zurechtfinden. Weiterlesen ablegen, die Hinweise zur Ablage enthält.
• Hierarchische Struktur anlegen: vom Allgemeinen zum Spezifischeren.
• Auf oberster Ebene: Im Idealfall erfolgt der Aufbau der Struktur so, dass Ablage eines Dokuments nur in einem Ordner möglich ist.
• Auf inhaltsbezogene Ordnerbenennung achten (aber: kurze, prägnante, beschreibende Namen).
• Bei Ablage eines Dokuments an mehreren Stellen möglich mit Verknüpfungen arbeiten (sowohl auf Ordner- als auch Dateiebene).
• Übermäßige Verschachtelungen vermeiden: Optimal gelten 3 Ebenen in der Ordnerstruktur. (Je geringer die Ordnertiefe, desto leichter für das visuelle Gedächtnis.)

In Unternehmen hat sich das dreistufige „7 Ordner-System“ bewährt (Sekretaria, 2023).

1. Ordnerebene: maximal 7 Ordner
2. Ordnerebene: maximal 7 Ordner pro Ordner (7*7=49)
3. Ordnerebene: maximal 7 Ordner pro Ordner (7*7*7=343)

Quelle: 7-Ordner-System, Anne Voigt, lizenziert unter CC BY-SA 4.0

Ordnerstruktur in Projekten

Für eine Ordnerstruktur in Projekten können folgende Kategorien hilfreich sein (VerbundFDB, 2023):

• Arbeitspakete oder Funktionseinheiten innerhalb eines Projektes
• Datum oder Zeitraum (z. B. Monate, Quartale, Jahre)
• Inhalte der Ordner bzw. Ordnertypen (z. B. Forschungsdaten (oder Datentypen), Publikationen und Berichte, Datenanalysen, Konferenzen, Literatur, Projektkoordination)
• Art der Dateien (FormateDie Begriffe Dateitypen und Dateiformate werden meist synonym verwendet. Es wird zwischen proprietären und offenen Dateiformaten unterschieden. Für proprietäre Formate braucht man meist eine kostenpflichtige Software, da diese von anderen Programmen nicht zu öffnen oder zu lesen sind, wie etwa Powerpoint für .ppt- oder Photoshop für .psd-Dateien. Offene Formate wie .rft oder .png dagegen basieren auf Standards und können von vielen Programmen geöffnet werden. Weiterlesen)
• Je nach Kontext evt. auch Personenkürzel

Sortierung der Ordner

Für eine konstante Sortierung der Ordner bietet es sich an, vor die Namen der Ordner eine Zahl zu stellen, die die Position in der Hierarchie angibt. So bleiben auch gewünschte Sortierungen unabhängig von Anfangsbuchstaben erhalten.

• Erste Ebene: Präfix 0_ bis 9_
  • Zweite Ebene: Präfix 00_ bis 99_
    • Dritte Ebene: Präfix 000_ bis 999_
      • Vierte Ebene: Präfix 000-0_ bis 999-9_ (hier wird nach den ersten drei Ziffern ein Bindestrich eingefügt, um Verwirrung mit Jahreszahlen zu vermeiden)