Zeitpunkt und Form

Eine Einwilligung sollte idealerweise der Datenerhebung vorausgehen und entweder schriftlich, durch eine Unterschrift auf einem Formular, oder mündlich eingeholt und entsprechend dokumentiert werden.

Zwar hat die schriftliche Form der Einwilligung den Vorteil der Verbindlichkeit und Nachprüfbarkeit, doch garantiert sie nicht unbedingt eine ethisch adäquate und verantwortungsbewusste Weitergabe an Informationen und kann bei Forschungsteilnehmenden als zu formell oder auch einschüchternd wahrgenommen werden, was mitunter zu Irritationen führen kann. Auch ist die Erlangung der Einwilligung in Schriftform in einigen Fällen praktisch nicht möglich, z. B. wenn Forschungsteilnehmende schreibunkundig sind oder wenn schriftbürokratische Prozesse im jeweiligen Forschungskontext völlig ungewöhnlich sind (siehe unter Anwendungsbeispielen).

Sofern mündliche Zustimmungen zusammenhängend und rechtssicher dokumentiert werden und nachweisbar sind (zum Beispiel als gespeicherte und abrufbare Bestätigung auf einem Aufnahmegerät), stellen sie eine effektive Alternative zur Schriftform dar und sorgen in bestimmten Feldern und Forschungszusammenhängen ggf. für ein besseres Verständnis und eine Vertrauensbasis zwischen Forschenden und Forschungsteilnehmenden:

„Recorded oral consent on audio or even on video tape combined with oral explanations may replace a signed form.“

(Huber & Imeri, 2021, p. 16)

Um sicherzugehen, dass eine mündliche Einwilligungserklärung datenschutzrechtlich angemessen ist, ist es sinnvoll, mit den Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Einrichtung Rücksprache zu halten¹ den Datenschutzbeauftragten der FU Berlin finden Sie unter: https://www.fu-berlin.de/einrichtungen/interessenvertretungen/datenschutz/dahlem/index.html.

Die Form der Dokumentation (ob schriftlich oder mündlich) sollte dabei an den jeweiligen Forschungskontext angepasst und konsensual unter Einbezug der Forschungsteilnehmenden ausgehandelt werden:

„Every single case needs its own strategy for negotiating consent“.

(Huber & Imeri, 2021, p. 13)

Inhalte

Folgende drei Teile gehören idealerweise in eine informierte Einwilligung, damit diese rechtlich und inhaltlich vollständig und wirksam ist (Verbund FDB, 2019; Imeri et al., 2023, p. 235):

1) Informationen zum Forschungsvorhaben

• Vorstellung des Forschungsvorhabens – Informationen zum Inhalt, Ablauf und den Zielen
• Methoden der Datenerhebung (z. B. Fragebögen, Videoaufzeichnung, Fotografie, Durchführung von Interviews, teilnehmende Beobachtung etc.)
• Nennung der beteiligten Forschungseinrichtungen

2) Datenschutz und Rechte

• Hinweise auf die wichtigsten Rechte bezüglich der Teilnahme, sowie der Datenverarbeitung und -weitergabe, insbesondere zur Freiwilligkeit und zum Recht auf Abbruch, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch ohne Nachteile sowie
• Möglichkeit des Widerrufs mit Wirkung für die Zukunft
• Informationen darüber, welche personenbezogenen Informationen (z. B. Namen, Adressdaten, Alter) und ggf. besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO erhoben und verarbeitet werden
• Identität der Verantwortlichen und der datenverarbeitenden Stellen
• Verwendungszwecke, -ziele und Hinweise zur geplanten Verarbeitung und Nutzung (z. B. Dissertation, die veröffentlicht wird); falls eine Archivierung und Nachnutzung vorgesehen ist, diese explizit benennen
• Hinweise zur Art der Verarbeitung, falls diese bereits bekannt ist (zum Beispiel Transkription, geplante Anonymisierungsverfahren etc.)
• Verweis zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten: beispielsweise die getrennte Speicherung der Kontakt- und Forschungsdaten
• Informationen darüber, wie Forschungsdaten gespeichert, erhalten und langfristig verwendet werden sollen

3) Einwilligungsbogen

• Abfrage des Einverständnisses, Name, Ort/Datum, Unterschrift